Senin, 03 November 2014
Prosedur Kerja
Flowchart dan proses penjurnalan transaksi keuangan pada Aplikasi Care System dan Go-Global
1. Koneksikan Host Address dengan alamat yang sudah disesuaikan dengan koneksi yang ada
dikantor.
2. Masuk ke Aplikasi Care System dengan menginputkan Username dan Password pegawai.
3. Lakukan double-click pada Icon Kotak berwarna kuning yang bernama Care pada menu utama
4. Pilih Program Finance & Accounting.
5. Untuk akses ke dalam program memerlukan Username dan Password yang hanya diketahui oleh
pegawai yang berwenang pada unit keuangan.
6. Tahapan selanjutnya, sebagai dasar dalam melakukan penjurnalan transaksi keuangan pada
Aplikasi Care System adalah buku jurnal kas dan bank. Sebagai contoh berikut transaksi keuangan yang terdapat pada buku jurnal bank tanggal 25 Agustus 2014.
7. Berikut merupakan transaksi keuangan berupa penerimaan premi dan pembayaran komisi yang
dapat dilakukan secara bersamaan pada Inter-Office Receipt.
8. Untuk melakukan penjurnalan seperti tersebut diatas, pilih Transaction lalu klik Inter-Office
Receipt.
9. Klik Add untuk menambahkan transaksi.
10. Lalu pada kolom masukkan tanggal transaksi sesuai dengan tanggal penerimaan premi.
11. Setiap perpindahan kolom teks gunakan tombol Tab.
12. Pada kolom teks berikutnya yaitu Voucher Type, tekan tombol F2 dan double-click Voucher
Type yang sesuai dengan transaksi yang ada pada pembukuan.
13. Kolom teks berikutnya yang berwarna kuning gelap selalu menggunakan tombol F2 terlebih
dahulu untuk menginputkan data yang dimaksud.
14. Lewati kolom teks Remarks dan lanjutkan ke kolom Profit/Cost Center lalu tekan tombol F2,
pilih A20 : Div. Pemasaran & Pengembangan.
15. Pada Cash Bank Account pilih Bank yang sesuai dengan pembukuan.
16. Lewati 1 kolom dan lanjut pada kolom teks Ref.Date, isian tanggal harus sama dengan tanggal
yang telah diinputkan sebelumnya.
17. Pilih Transfer pada Kolom Pilihan Ref. Type.
18. Ketikkan “–“ pada kolom teks Reference No.
19. Lewati 3 kolom berikutnya dengan menekan tombol tab.
20. Klik tombol document untuk mengambil data polis yang telah dibayarkan.
21. Pastikan semua kolom kosong kecuali untuk kolom Currency dibiarkan terisi dengan teks IDR
jika pembayaran dilakukan menggunakan mata uang rupiah.
22. Lalu pada kolom pilihan Query Type pilih CN/DN (with Paid Policy Option) untuk
menampilkan data premi dan komisi yang ingin diambil.
23. Hilangkan tanda centang pada checkbox PR dan PP agar data Premi dan Komisi dapat
ditampilkan.
24. Masukkan nomor polis yang tertera pada pembukuan ke kolom teks Document No.
25. Klik tombol Add untuk menampilkan dokumen polis.
26. Setelah data muncul centang kedua data yang bertipe berikut.
27. Double-click pada data yang bertipe DN (Debit Note) yang merupakan bentuk penerimaan
premi. Lalu masukkan nominal yang sesuai dengan nominal yang tertera di sampingnya, setelah
itu klik OK.
28. Dilanjutkan ke data yang bertipe CN (Commision Note) yang merupakan bentuk pengeluaran
komisi. Sebelumnya dihitung terlebih dahulu komisi yang akan dikeluarkan lalu ketikkan
nominalnya dan klik OK.
29. Lalu klik Retrieve untuk mengambil dokumen yang telah diproses dan klik Yes.
30. Sebelum melengkapi kolom yang selanjutnya, untuk penginputan kolom Remarks arahkan
kursor terlebih dahulu pada table seperti dibawah untuk melihat nama tertanggung dari polis
yang dibayar.
31. Inputkan data pada kolom Remarks sesuai dengan pembukuan.
32. Lalu kolom yang berikutnya yaitu kolom Receive From, data dapat diinputkan dengan cara
mencarinya. Ketikkan “%” lalu diikuti dengan kata kunci yang ingin dicari, tekan F2 danklik
OK.
33. Klik OK dan penjurnalan selesai.
34. Hasil print out dari Penjurnalan Transaksi Keuangan berdasarkan pembukuan.
Minggu, 02 November 2014
Saran/Rekomendasi
1. Saran-saran bagi tempat PSG
Menurut penulis aplikasi Care System dan Go-Global masih perlu dilakukan penyempurnaan
seperti perbaikan sistem jaringannya, perbaikan pada sistem-sistem yang error dan penambahan validasi-validasi yang menyebabkan aplikasi tersebut kurang efisien.
2. Saran-saran bagi SMK Telkom Sandhy Putra Banjarbaru
Hendaknya pembimbing sekolah dapat menjalin kerjasama dengan pembimbing lapangan agar
siswa dapat lebih mudah untuk melakukan konsultasi.
Kesimpulan
Aplikasi Go-Global dan Care System mampu mempercepatdan memudahkan Pegawai Perusahaan Asuransi dalam mengerjakan pekerjaannya, seperti :
1. Bagi divisi keuangan aplikasi memudahkan dalam penjurnalan transaksi keuangan yang banyak.
2. Aplikasi ini mengkoneksikan antar unit kerja underwriting, klaim dan keuangan, sehingga
memberikan kemudahan, kecepatan dan ketepatan dalam proses pelunasan premi ataupun
pembayaran klaim.
3. Pengguna aplikasi khususnya pegawai PT. Jasaraharja Putera yang tersebar di seluruh Indonesia
dapat mengirim data pekerjaan yang telah diselesaikan ke Kantor Pusat secara mudah dan cepat.
Pemecahan Masalah
1. Menyulitkan pengguna saat aplikasi terhenti dan data tidak tersimpan.
Aplikasi harus dapat menyimpan secara otomatis dalam kurun waktu tertentu pada saat pengguna
melakukan penginputan data.
2. Error pada penginputan ulang teks ditengah kalimat.
Apabila pengguna aplikasi ingin melakukan perbaikan kata pada kolom teks, letakan kursor pada
akhir kalimat, jangan pada pertengahan kalimat.
3. Aplikasi kurang efisien.
Aplikasi harus memberikan informasi kepada pengguna pada saat melakukan transaksi pelunasan
pada polis jika polis tersebut sudah dibayarkan pada bulan sebelumnya. Sehingga menurut
pendapat penulis aplikasi harus mempunyai 2 tabel untuk menyimpan data polis yang belum
dibayar dan data polis yang sudah dibayar.
Masalah yang dihadapi
1. Menyulitkan pengguna saat aplikasi terhenti dan data tidak tersimpan.
Saat gangguan pada jaringan, aplikasi dapat terhenti dengan sendirinya sehingga ketika pengguna
sedang menginput data, data tersebut tidak tersimpan secara otomatis dan pengguna harus
menginput data kembali dari awal.
2. Error pada penginputan ulang teks ditengah kalimat.
Pada saat melakukan perbaikan kata pada kolom teks dengan meletakkan kursor ditengah kalimat,
aplikasi akan mengalami error seperti menyalin kalimat yang sudah diketik sebelumnya dengan
sendirinya.
3. Aplikasi kurang efisien.
Pada saat pengguna ingin melakukan transaksi atas penerimaan/pelunasan premi, aplikasi tidak
memberikan informasi secara otomatis terhadap polis-polis yang telah dibayar, melainkan harus
melalui beberapa tahapan untuk mencari data tersebut.
Pekerjaan yang dilakukan
Pelaksanaan kegiatan PSG di PT. Jasaraharja PuteraCabang Banjarmasin dilaksanakan selama 3 bulan. Dalam kurun waktu 3 bulan tersebut penulis banyak mendapat pelajaran serta bimbingan dalam pekerjaan seperti :
1. Penjurnalan transaksi keuangan dengan aplikasi Care System.
2. Pembuatan program aplikasi Asuransi Umum untuk mendapatkan informasi dengan mudah atas
data outstanding premi tahun sebelumnya.
3. Mendesain kartu lebaran.
4. Pembuatan kabel belden.
5. Pembuatan stiker dinding.
6. Menginputkan polis.
7. MengerjakanOutstanding Premi.
Disetiap bulannya penulis mengerjakan salah satu kegiatan yang sama yaitu menginputkan jurnal transaksi keuangan pada aplikasi Care System yang berjalan pada aplikasi Go-Global. Pengerjaan tersebut dilakukan menggunakan perangkat perusahaan yaitu PC (Personal Computer)yang tersambung dengan koneksi internet dan dikerjakan oleh bagian Administrasi Keuangan perusahaan tersebut.
Kegiatan penjurnalan transaksi keuanganmenjadi tema untuk penulis laporkan, karena kegiatan tersebut rutin dikerjakan oleh penulis serta menarik perhatian penulis untuk mengangkat berbagai masalah yang muncul.
Langganan:
Postingan
(
Atom
)
